Ejemplos de registros públicos en poder del DHCD
La siguiente es una lista no exclusiva de los tipos de
registros públicos mantenidos por el DHCD
- Solicitudes, aprobaciones y denegaciones de subvenciones
- Auditorías de programas
- Políticas y procedimientos internos
- Registros de las juntas y comisiones de DHCD
- Comunicaciones entre empleados
SOLICITUD DE REGISTROS
Puede aplicar registros comunicar con el Oficial de FOIA del DHCD o cualquier empleado del DHCD a través del correo de EE. UU., email, en persona o por teléfono. La FOIA no requiere que su solicitud sea por escrito ni necesita indicar específicamente que está aplicar registros bajo la FOIA. Desde una perspectiva práctica, puede ser útil tanto para usted como para la persona que recibe su solicitud poner su solicitud por escrito. Esto le permite crear un registro de su solicitud. También nos da una declaración clara de los registros que está aplicar, para que no malentendió sobre una solicitud verbal. Sin embargo, no podemos negarnos a responder a su solicitud de FOIA si elige no ponerla por escrito.
Su solicitud debe identificar los registros que está buscando con "especificidad razonable". No se refiere ni limita el volumen o el número de registros que está solicitando; En cambio, requiere que sea lo suficientemente específico para que podamos identificar y localizar los registros que está buscando.
Su solicitud debe solicitar registros o documentos existentes. La FOIA le otorga el derecho de inspeccionar o copiar registros; no se aplica a una situación en la que se hacen preguntas generales sobre el trabajo de DHCD, ni requiere que DHCD cree un registro que no existe.
Usted puede optar por recibir registros electrónicos en cualquier formato utilizado por DHCD en el curso regular de sus negocios. Por ejemplo, si está solicitando registros mantenidos en una base de datos u hoja de cálculo, puede optar por recibir esos registros electrónicamente, por correo electrónico o en un disco de computadora, o recibir una copia impresa de esos registros.
Si tenemos preguntas sobre su solicitud, coopere con los esfuerzos del personal para aclarar el tipo de registros que está buscando, o para intentar llegar a un acuerdo razonable sobre una respuesta a una solicitud grande. Hacer una solicitud de FOIA no es un proceso contradictorio, pero es posible que necesitemos discutir su solicitud con usted para asegurarnos de que entendemos qué registros está buscando.
Para aplicar registros del DHCD, llame al (804) 371-7000. También puede enviar solicitudes por correo a 600 East Main Street, Suite 300, Richmond, Virginia 23219, o por email a andrew.malloy@dhcd.virginia.gov
Además, el Consejo Asesor de Libertad de Información está disponible para responder cualquier pregunta que pueda tener sobre la FOIA. El Consejo puede ser contactado por correo electrónico a foiacouncil@dls.virginia.gov, o por teléfono al (804) 225-3056 o (línea gratuita) al (866) 448-4100, o a través de su sitio web, http://foiacouncil.dls.virginia.gov/foiacouncil.htm
RESPONSABILIDADES DE DHCD
DHCD debe responder a su solicitud dentro de los cinco días hábiles posteriores a su recepción. El "primer día" se considera el día después de recibir su solicitud. El período de cinco días no incluye fines de semana ni días festivos.
La razón detrás de su solicitud de registros públicos del DHCD es irrelevante, y no podemos preguntarle por qué desea los registros antes de responder a su solicitud. Sin embargo, la FOIA permite que el DHCD le pida que proporcione su nombre y dirección legal.
La FOIA requiere que el DHCD haga una de las siguientes respuestas a su solicitud dentro del período de cinco días:
Entregarle los registros que solicitó en su totalidad.
Denegarle el acceso a todos los registros que usted solicitó, porque todos los registros están sujetos a una exención estatutaria específica. Si se deniega el acceso a todos los registros, debemos enviarle una respuesta por escrito. Este documento deberá identificar el volumen y el tema de los registros que se deniegan e indicar la sección específica del Código de Virginia que nos permite denegar el acceso a los registros. Entregarle algunos de los registros que ha solicitado y denegarle el acceso a otros.
No podemos denegarle el acceso a un registro completo si solo una parte está sujeta a exenciones. En ese caso, podemos ocultar la parte cuyo acceso está denegado y facilitarle el resto del registro. Debemos entregarle una respuesta por escrito que indique la sección específica del Código de Virginia que permite que no se proporcionen partes de los documentos solicitados.
Si es prácticamente imposible que DHCD responda a su solicitud dentro del período de cinco días, debemos indicarlo por escrito, explicando las condiciones que hacen imposible la respuesta. Esto nos permitirá siete días hábiles adicionales para responder a su solicitud, lo que nos dará un total de 12 días hábiles para responder a su solicitud.
Si usted hace una solicitud de una gran cantidad de registros, y creemos que no podemos proporcionarle los registros dentro de 12 días sin interrumpir nuestras otras responsabilidades organizativas, podemos solicitar al tribunal tiempo adicional para responder a su solicitud. Sin embargo, la FOIA requiere que hagamos un esfuerzo razonable para llegar a un acuerdo con usted con respecto a la producción o los registros antes de que vayamos a la corte para solicitar más tiempo.
DHCD puede hacer cargos razonables que no excedan su costo real incurrido en el acceso, duplicación, suministro o búsqueda de registros solicitados y hará todos los esfuerzos razonables para suministrar los registros solicitados al menor costo posible. DHCD no impondrá tarifas o gastos superfluos, intermediarios o superfluos para recuperar los costos generales asociados con la creación o el mantenimiento de registros o la realización de sus negocios generales. Cualquier tarifa de duplicación cobrada por DHCD no excederá el costo real de la duplicación.
Antes de realizar una búsqueda de registros, el DHCD le notificará por escrito que puede hacer cargos razonables que no excedan su costo real incurrido en el acceso, la duplicación, el suministro o la búsqueda de los registros solicitados y le preguntará si desea solicitar una estimación de costos antes del suministro de los registros solicitados como se establece en la subsección F de § 2.2-3704 del Código de Virginia.
